1) Cele Monitoringu Projektu wykonywanego przez HPE-Berlin :
- pomoc przy zapewnieniu płynności finansowej projektu
- zapewnienie stałej, kompetentnej komunikacji ze zleceniodawcą
- szybką , praktyczną i zgodną z prawem VOB/B reakcję w razie problemów na budowie w celu uniknięcia odszkodowań
2) Dlaczego powstają problemy z płynnością finansową projektu?
Faktury wystawiane przez polską firmę nie są płacone w wymaganej wysokości i podlegają ciągłym korekturom przez zleceniodawcę.
Powody:
- rozbieżności w sposobie wyliczeń zakresu wykonanych prac ( nawet metrów bieżących)
- brak faktycznej komunikacji w tym zakresie ze zleceniodawcą
- brak ustalonego na początku stałego systemu rozliczania, zatwierdzania obmiarów, faktur, np. faktur proforma
- potrącenia z tytułu niedopełnienia formalności np. brak przedłożenia A1 pracowników, zameldowań w urzędach itp.
- brak potwierdzeń zapłaty płac minimalnych; firmy niemieckie zachowują przeważnie ryczałt miesięczny sięgający nawet kilku tysięcy Euro, ponieważ w taki sposób zabezpieczają się przed ryzykiem kar czy też roszczeniami pracowników o zapłatę płacy minimalnej
- potrącenia z tytułu odszkodowań za wady lub opóźniania
3) Na czym polega prawidłowa komunikacja ze zleceniodawcą?
- zapewnienie osoby kontaktowej władającej bardzo dobrze językiem niemieckim
Kierownicy projektu polskich firm niejednokrotnie zbyt słabo znają język niemiecki, aby precyzyjnie rozwiązywać problemy ze zleceniodawcą. Niedomówienia i związana z tym irytacja zleceniodawców groziła naszym klientom już niejednokrotnie zerwaniem kontraktu
-komunikacja na budowach niemieckich to nie tylko sam język niemiecki, ale i zachowanie procedur np. na podstawie VOB/B, ich dochowanie może uchronić firmę polską od odszkodowania
PRZYKŁAD I
przepisy budowlane VOB/B przewidują, że nie zgłoszenie "Behinderungsanzeige" czyli "przeszkody w wykonywaniu robót" może doprowadzić do odszkodowania jeżeli " poprzednia" ekipa budowlana nie wykonuje właściwie prac np. nie wywierca odpowiednio otworów do pociągnięcia kabli elektrycznych zgodnie z projektem. Polska firma na własną rękę korygowała pracę poprzedników nie zgłaszając pisemnie przeszkody. Konsekwencją jest niestety wypłacenie przez polską firmę odszkodowania za naruszenie substancji ścian.
PRZYKŁAD II
w podobnej sytuacji jak w poprzednim przykładzie, niemiecki kierownik budowy zleca ustnie polskiej firmie elektrycznej naniesienie otworów w ścianach. Okazuje się jednak, że niezgodnie z projektem. Polski kierownik projektu wie o tej niezgodności , uważa jednak zarządzenie kierownika budowy za wiążace. Polska firma nie zgłasza "wątpliwości co do wskazówek zleceniodawcy" tzw. "Bedenkenanzeige" wg. VOB/B i jest zmuszona zapłacić kilkutysięczne odszkodowanie.
4) Co robimy dla Państwa w ramach pakietu "monitoring projektu"?
1. Wspieramy polskiego kierownika projektu: jesteśmy ogniwem komunikacyjnym między polskim kierownikiem projektu a niemieckim kierownikiem budowy.
2. W sprawie rozliczeń wspieramy polską księgowość w komunikacji z księgowością niemiecką
3. Koordynujemy wszystkie sprawy formalne: przekazanie dokumentów urzędowych i interweniujemy w razie niezgodności w płatnościach
3. Odbieramy od polskiego kierownika projektu informacje o ważnych zdarzeniach na budowie i w takich wypadkach:
- instruujemy jak działać na podstawie VOB/B,
- nawiązujemy w razie konieczności bezpośredni kontakt ze zleceniodawcą
- przygotowujemy formularze wg. VOB/B ( zgłoszenie przeszkody itp.) i wysyłamy je natychmiast faksem do kierownika budowy
5) Jaki jest efekt naszego monitoringu projektu?
niemiecki zleceniodawca mając kontakt z kancelarią prawno-consultingową posiada do dyspozycji stabilnego i kompetentnego partnera
sytuacje kryzysowe rozwiązywane są szybko i rzeczowo
wzrasta zaufanie niemieckiego zleceniodawcy i jego gotowość do przedłużenia kontraktu, ponieważ ma pewność sprawnego uregulowania spraw komunikacyjno- organizacyjnych.
UWAGA : wszystkie te funkcje przejmujemy również po założeniu spółki GmbH